ERP ¿qué es?

Llevo unos días liado con un trabajo que se debe a un ERP, tecnología que no conocía, de modo que me he puesto a investigar y a hacer una reseña sobre ella y de ese modo aclarar mis dudas y espero que las de otros que se encuentren frente a la necesidad, o posibilidad de trabajar con él.

¿Que es ERP?

ERP, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning), puede definirse como una herramienta que controla y gestiona toda las funciones administrativas y productivas de una empresa en un solo entorno de trabajo, adaptandose a la necesidades particulares de cada empresa.
De esta forma los trabajadores pierden menos tiempo entre multitud de herramientas, teniendo todo centralizado, maxificando la efectividad del trabajo.
Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a la información.
  • Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolución de los problemas contables, mercantiles o fiscales de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración inicial de la aplicación, que es común.
Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.
Se caracterizan por no tener recetas ni guiones explícitos para su implantación, por ello es conveniente tener siempre en consideración algunos puntos que se deben de ir atendiendo antes, durante y después de la implantación:
  • Definición de resultados que debe de obtener con la implantación de un ERP.
  • Definición del modelo de negocio.
  • Definición del modelo de gestión.
  • Definición de la estrategia de implantación.
  • Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
  • Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
  • Análisis del cambio organizativo.
  • Entrega de una visión completa de la solución que implantar.
  • Implantación del sistema.
  • Controles de calidad.
  • Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

Ventajas de un ERP

  • Una empresa que carezca de este sistema, puede encontrarse con multitud de aplicaciones software cerradas, que no se pueden personalizar o que no se optimizan para el tipo de negocio. Este defecto esta totalmente solventado con un sistema ERP.
  • La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva.
  • La seguridad del software esta dentro del ERP, protegiéndolo tanto de asaltos externos, como internos como malversación.
  • Se le pueden incluir controles de calidad para los productos finales.

Desventajas de un ERP

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP se deben a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
  • No tener personal con el conocimiento necesario para el funcionamiento del ERP
  • Cambio del personal que debe trabajar con el sistema
  • Su instalación es cara
  • Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
  • Son vistos como sistemas muy rígidos, que no se adaptan al flujo especifico de los trabajadores ni al proceso de negocio de algunas compañias.
  • Los sistemas pueden ser de difícil utilización.
  • Se pueden producir cuellos de botella cuando algún usuario o departamento no hace buen uso de él.
  • Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los “datos sucios” (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.
  • Una vez establecido el sistema, sus modificaciones tienen un alto coste.
  • En algunas empresas no se comparten los datos entre departamentos, lo que puede dar lugar a una reducción en la eficiencia del software.
  • Y uno de los más importantes es que el sistema puede suponer demasiado para las necesidades reales del consumidor.

¿Como unir ERP con Magento o Prestashop?

Una de las opciones más comunes de ERP es la sincronización de este con tiendas virtuales tipo Magento o Prestashop. Para ello existen varias opciones:

Opcion Todo en uno desde un mismo sitio:

Esta opción  ideal, que lo haga todo directamente a precios razonables y de forma flexible, es algo que no existe, razón por la cual hay que optar por otras soluciones más realistas,

Opción ERP + comercio + sincronizador:

Esta opción es la más realista ya que consiste que unir nuestro ERP con un comercio electrónico por medio de un sincronizador, creando una herramienta potente para trabajar.
Dentro de esta posibilidad podemos encontrar dos opciones:

Una gestión centralizada en el ERP

Consiste en un único Back-End en el lado del ERP y que mantiene una sincronización total (o parcial en lo referente a los campos) con la base de datos de nuestra tienda.
Esto mantiene la ventaja de que todo se hace desde una misma aplicación con un acceso único, pero tiene la desventaja de que los ERPs no evolucionan a la misma velocidad las aplicaciones, esto provoca que se dedique mucho tiempo y dinero a las actualizaciones, la introducción de nuevos campos… por pequeños que estos sean.

Una gestión independiente en cada Aplicación

Cada una de nuestras aplicaciones tiene un Back-End propio para su gestión, y es un pequeño sincronizador el que se encarga de poner en común toda la información básica como pedidos, stock, pagos…
Esta opción permite que cada aplicación se pueda gestionar por separado, no olvidemos que los CMS como Magento o Prestashop, son tan complejos que muchas de sus funcionalidades no son captadas por el ERP, de este modo puede gestionarse por separado accediendo a todas estas funcionalidades. El problema radica en que cuando queramos evolucionar, nos exigirá cambios y ajustes en nuestro entorno. Es por esto que la conexión perfecta, completa y duradera no es viable, implica demasiados recursos en mantener una estructura que no aporta un valor directo al proyecto.
A pesar de todo esta opción es la mejor, pero hay que considerar que campos debemos debemos y cuales no debemos sincronizar.
Por ejemplo, no se aconseja sincronizar: Los datos pertenecientes a texto enriquecido como descripciones del producto que pueden hacerse desde el propio CMS, y todos aquellos datos que no son útiles para el personal de contabilidad o de “almacén”
Por el contrario, si se aconseja sincronizar: Los datos pertenecientes al catálogo de Productos con sus identificadores, referencias, EAN13, nombres, descripciones breves, precios, stocks, ofertas, etc.  y volcamos en el ERP todo lo referente a pedidos y facturación. Todo lo referente a contabilidad y almacén se gestiona desde ERP, luego es aquí donde se debe de disponer de todos los pedidos y ventas para contabilizarlos, descontarlos y reponerlos.
Aunque finalmente los campos a sincronizar dependerán de caso, de cada empresa y de cada cliente, ya que “Lo que para unos puede ser poco para otros puede ser demasiado”
Fuentes: